3E 시스템은 병의원을 관리하는 데 있어 중요한 관리방법이다. 모든 의사결정을 근거에 기반해서 하려면 일단 정확한 우리병원만의 경영재무지표가 확보되어 있어야 한다.

일반적으로 병원에서 재무지표를 매월 혹은 매주 만드는 과정은 생략되거나, 현금흐름위주의 결산이 이루어지고 있기 때문에 경영을 총괄하는 원장 입장에서는 주먹구구식의 감각적인 의사결정을 하는 경우가 많다.

3E 시스템은 결국 경영의 기본원리인 평가-추정-예측에 그 기반을 두고 있는데, 그 개념은 아래와 같다.

1) Evaluation(평가)
과거의 경영실적을 평가하여 우리병원 경영지표의 추세를 분석하는 것이다. 이를 위해서는 기본적인 데이터가 필요한데 그 데이터는 재무제표에 거의 모두 나타나 있다. 주로 분석해야 할 재무제표로는 손익계산서, 재무상태표, 사업장현황신고서, 고정자산관리대장 등의 자료를 확보하여 매년 혹은 매월의 매출, 비용, 이익 및 여러가지 경영지표들의 추이를 분석해보아야 한다. 매출을 구성하는 환자의 진료데이터는 청구프로그램의 데이터를 활용한다.

2) Estimation(추정)
대부분의 개원의들은 지난달 수입에서 카드결제, 급여 등 대략 지출된 것을 차감해서 얼마 남았는지 파악하는 게 결산의 의미로 생각한다. 그러나 엄밀하게 이것을 손익결산이라고 할 수는 없다. 지난달 우리 병의원이 매출과 각 계정과목별로 비용 분류를 해보고 월별 이익률까지 계산해 보아야 한다. 그래야 당해 연도의 모든 경영지표를 추정할 수 있고 추정치를 근거로 매출전략, 마케팅전략, 직원채용과 장비구입 등 각종 의사 결정을 할 수 있게 된다.

3) Expectation(예측)
당해 연도 손익결산을 하다 보면 내년도 예산안의 목표를 자연스레 수립할 수 있다. 3년 혹은 5개년의 매출과 비용 등의 데이터에 일정 가중치를 부여해 내년도의 매출 및 비용예산을 세우고 이 데이터를 근거로 목표달성을 위한 전략을 수립하면 된다. 그리고 내년이 되면 그 예산목표에 맞춰 월별 결산으로 평가하면 된다.

4)3E 시스템을 통한 경영전략
①매출 증대 및 마케팅 전략
환자의 진료분석 및 유입경로 분석 등은 마케팅 전략의 기본자료로 활용한다.
또한, 주진료분석 및 진료당 매출구조 분석, 의사당 생산성 분석 등은 진료계획을 수립하는데 기본이 된다.
②비용관리
-증빙누락
매월 발생하는 고정비용의 경우 거래처의 세금계산서의 미발행 등으로 증빙누락의 경우 증빙을 추가함으로써 누락되는 세금을 줄일 수 있다.

-경비에 대한에 대한 의사결정
병원을 경영하는데 필요한 비용들을 쓰지 않는 것은 경영의 효율성 측면에서 본다면 비효율적일 수 있다. 직원들을 위한 복리후생비나 교육훈련비 등은 직원들의 사기진작이나 능력향상을 통하여 매출이 증가한다면 이 역시 효율적 의사결정일 수 있다. 그리고, 광고선전비나 접대비 등을 활용하여 병원이나 환자에 대한 마케팅을 전략을 수립한다면 이것 역시 비용적인 측면보다는 생산성 향상이라는 측면에서는 반드시 고려해보아야 할 의사결정이다.

3E 시스템은 회계적 월별결산을 기반으로 하고 있지만, 이 작업을 병원에서 원장이 직접하거나, 실장이나 경리직원이 실시해야하는데 현실적인 어려움으로 어느 누구도 제대로 하고 있지 못하는 실정이고, 이를 세무대리인에게 기대해보지만 모든 데이터는 정확성 여부의 판단조차 내리지 못한 채 그나마 당해 연도에는 절대 볼 수 없는 상황이다.

이를 손쉽게 해결하고자 최근에는 데이터 자동 스크랩핑 기술을 활용한 병의원 전용 ERP 프로그램 등이 개발돼 있으며, 훨씬 손쉽게 우리 병원만의 결산시스템을 만들 수 있게 되었으므로 이를 활용해 보다 효과적인 의사결정을 할 수 있게 되었다.

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※ 이 글은 본지 편집방향과 다를 수 있습니다.

조성민                                      
㈜엠비에이코리아 대표이사
병의원전용 경영 ERP프로그램 “부엉이” 이사