모든 치과병·의원에 종이 없는 전산 챠트의 시대가 보편화될 날도 머지 않았지만 아직 챠트는 손수 종이에 적고 챠트장에 보관하는 것이 일반적이다. 이 때 주의할 사항과 효과적인 보관방법에 대해 알아보자.

챠트 관리 시 기본적으로 주의할 점

신규 병원일 경우 특히 초진 시 번호를 붙일 때 충분히 주의를 기울일 필요가 있다.
개원 기간이 상당히 지나고 환자 챠트 번호가 쌓인다면 일련번호 패턴을 바꾸는 것도 쉽지 않기 때문이다.
진료 내용 기록은 처음 습관이 중요하다. 보험 청구를 정확히 할 수 있고 알아보기 쉽도록 명확하고 깔끔하게 기입하도록 한다. 특히 공동개원일 경우 챠팅 통일화를 위한 워크숍을 마련할 필요가 있다.
환자 파일은 반드시 제자리에 두는 것이 필요하고 챠트장은 매년 늘어날 것을 예상하여 추가의 공간을 두도록 한다.

치과 모형이나 보관물은 날짜를 정해두고 일정기간마다 폐기한다(예 : 임시크라운)

고객관리 및 식별을 고려한 챠트 번호

챠트 번호를 붙이는 순서는 다양하다. 예를 들어 일반적으로는 내원 순서대로 환자에게 통용번호를 붙이는 방법이 있고 연도의 머릿 부분을 고려하여 일련번호를 붙이는 방법 등이 있다. 최근에는 보험 청구용 컴퓨터 프로그램을 쓰는 것이 일반화 되어 있기 때문에 프로그램대로 따르는 것도 편리한 방법이다

다만, 환자 관리 차원에서 환자를 어떤 패턴으로 구분하여 구분번호를 앞에 붙이고 뒤에 일련번호로 붙이는 방법을 고려한다면 조금 복잡해진다. 가령 환자 고객 관리 군을 분류하여 환자 챠트에 A, B, C나 01,02, 03...을 치료 형태나 기타로 구분 후 통상 번호를 붙이는 방법 등을 쓸 수 있다. 중요한 것은 고객 분류의 기준이 자주 바뀌어서는 안 된다는 것이다.
또한 가족이나 소개 환자처럼 같이 관리할 필요가 있다고 판단될 경우 카테고리를 별도로 분류해 볼 수도 있을 것이다. 다만 복잡하지 않도록 해야 한다.