병원 규모에 맞는 코디네이션과 직무분담(2)

규모에 맞지 않은 코디네이션과 직무분담은 안정과 효율에는 큰 적이 됩니다. 예를 들어 전통적인 헤드너스 시스템이 필요한 치과 규모에 무리하게 코디네이터 시스템을 도입하다 보면 시스템의 충돌은 물론이고 트러블이 많이 생기게 됩니다. 이렇듯 적절하지 못한 시스템의 선택은 시너지를 일으키지 못하게 되고 오히려 혼란이 가중됩니다. 다시 말해 바지 저고리가 되는 꼴입니다. 구멍가게에는 구멍가게만의 전략이 필요하고 대규모 기업에는 기업의 논리가 필요합니다. 요컨대 균형 있는 성장을 위해서는 규모에 맞는 직무 체계가 필수적입니다. 지난 시간에는 헤드너스 시스템에 대해서 이야기 했고 이번 호에는 코디네이션 직무 체계에 대해 이야기 해 보도록 하겠습니다.

2) 코디네이션 (Coordination)
코디네이터란 용어는 이제 더 이상 낯설지 않은 용어가 되었습니다. 또한 최근의 대형화나 공동개원화로 인해 더욱 그 역할과 중요성이 대두되고 있습니다. 코디네이션 시스템은 헤드너스에게 집중 되었던 접수, 상담, 진료, 서비스, 행정 업무 등을 각 파트별로 분담하는 것을 말합니다.

 이는 역시 치과의 규모가 커지면서 자연 발생적으로 필요하게 된 것 같습니다. 대형 치과의 경우 한 두 사람이 모든 업무를 맡기란 당연히 힘들 것이고 업무와 책임을 보다 구체적으로 맡는 시스템이 필요할 것입니다. 코디네이터 제도는 효율적인 병원 운영체제와 환자 관리를 보다 체계적으로 할 수 있다는 점에서 반드시 필요합니다. 예를 들어 환자에게 치료 과정에 대한 충분한 설명은 물론 치료 도중 불만이 있다면 그에 대한 사항을 제대로 전달하는 시스템이 필요합니다. 그리고 무엇보다 진료과정 전체에 책임을 지고 도와주는 사람이 필요하다는 점에서 코디네이션은 꼭 있어야 할 시스템입니다.

코디네이션 제도의 보완점도 있습니다. 각 분야별로 여러 명의 명령체계가 될 수 있어 분쟁조정 능력이 요구된다는 것입니다. 또한 관리 인력의 증가로 인한 인건비 상승도 치과 경영에 큰 부분을 차지 합니다. 치과의 직무 체계의 요점은 위에서 말했듯이 균형 있는 성장을 위한 최선의 선택이어야 합니다. 치과에서 필요한 대표적인 코디네이터션은 아래와 같습니다.

1) 오피스 매니저 (행정, 관리)
2) 리셉셔니스트 (프런트 데스크 매니저)
3) 진료코디네이터, 환자 매니저
4) 서비스 부분을 담당하는 서비스 코디네이터

여기서 치과의 서비스 부분은 특정한 직원에게 일임되는 일이 아니라 치과 전체 팀들이 당연하게 갖추어야 될 직무와 태도이므로 점차 서비스만 전담하는 직원의 의미는 적어질 것 같습니다. 직무 분담은 치과 전 직원이 출근하여 무엇을 해야 할지 자신의 일을 정확히아는 데서 출발합니다. 따라서 전 직원은 병원의 청소부터 진료, 관리 업무 까지 다양한 부분에 걸쳐 자신의 업무를 정리해보고 기억하도록 해야 합니다. 병원측은 스탭의 직무를 (해당되는 필요업무) 서류로 작성해 놓는 것이 필요하겠습니다.