치과의 미팅시간은 병원의 퀄리티 향상과 다양한 환자의 요구에 응하기 위해 필요한 시간입니다. 따라서 팀 전원이 아이디어를 모으고 개선방향에 관해 토의하는 시간이 필요합니다. 또한 토의 후 결정된 사항들은 힘을 실어서 실행하는 액션플랜(action plan)이 되어야 합니다. 소중한 시간이 일시적인 이벤트로 끝나서는 안 될 것입니다.

원내 미팅이 잘 진행되었을 때 효과를 정리하자면 다음과 같습니다.

1) 팀의 좋은 분위기가 유지됩니다.
2) 업무 개선이나 원내 문제 해결 등 환자 서비스와 진료 효율의 향상에 속도와 힘을 실을 수가 있습니다.
3) 구체적인 액션플랜은 스탭의 자기계발로 연결되어 업무의욕, 충실감을 느끼게 합니다.
4) 원장의 경영 목표와 진료자세가 철저해지고 새로운 변화에 대응할 수 있게 됩니다.

성공적인 미팅을 위한 준비는 다음과 같습니다

1) 미팅을 위한 담당자를 정하라.
성공적인 미팅을 위해서는 미팅 준비가 필수적입니다. 따라서 미팅을 준비하고 매끄러운 진행을 위한 미팅 도우미(facilitator)가 필요합니다. 미팅을 준비하는 사람은 미리 미팅의 내용을 잘 알고 있어야 합니다. 원장님과 상의 할 부분은 미리 상의 한 뒤 주제에 대해 미리 요점을 정리해 두어 미팅 시간이 길어지거나 엉뚱한 방향으로 흘러가지 않도록 해야 합니다. 치과에서 미팅 시간은 언제나 부족하기 때문입니다. 하나의 아이디어로 쓸 수 있는 방법은 미팅의 주제들을 미리 인쇄해서 나누어 주고 구체적인 액션 플랜 등을 미리 빈칸 처리해 나머지 스탭들이 회의 도중 빈칸을 채울 수 있게 하는 것입니다.

2) 회의 진행 시 미팅 도우미(facilitator)의 역할은 다음과 같습니다.
회의 진행 시 미팅 도우미의 가장 중요한 역할은 순서를 지키고 따르는 것입니다 (follow the agenda). 또한 회의 진행 시 발언자의 내용과 상관없이 중립을 지키는 것 (Stay neutral)이 필요합니다. 부적절하거나 주제를 벗어난 안건은 따로 기록해두고 발언자에게 알려주며 발표자가 이야기 끝나야만 다른 사람이 말하도록 지시해야 합니다. 그렇지 못한 경우 미팅 시간은 길어지게 되고 격렬한 토론의 장으로 변할 수 있기 때문입니다.