오는 19일부터 임금명세서 교부가 의무화된다.따라서 치과의사를 포함해 근로자를 1명 이상 고용하는 모든 사업자는 이달부터 매월 직원들에게 서면 또는 전자문서로 임금명세서를 반드시 교부해야 한다.
위반 시는 최대 500만원의 과태료에 처해질 수 있는 만큼 개원가의 철저한 대비가 요구된다. 이에 임금명세서 교부를 앞두고 개정된 근로기준법 내용과 임금명세서 발급 시 유의사항, 임금명세서 교부의무와 관련한 핵심 Q&A 등 개원가에서 알아 두면 유용한 내용을 2회에 걸쳐 소개한다. <편집자주>

지난 5월 18일 치과를 포함해 근로자를 1명 이상 고용하는 전체 사업장에 임금명세서 교부를 ‘의무화’하는 근로기준법 개정안이 공포돼 오는 19일부터 본격 시행된다.

하지만 별도 임금명세서 발급 없이 그동안 관행적으로 실수령액으로 임금을 지급해 온 상당수 개원가에서는 이 같은 사실조차 인지하지 못하고 있어 우려되는 상황이다.

막상 법 개정 사실을 알았더라도 어디서부터 어떻게 대비를 해야 할지 “막막하다”는 한숨도 여기저기서 들린다.

#개정 근로법 정확하게 숙지해야!
이와 관련 이석곤 치협 경영정책이사는 “임금명세서 교부 의무화는 치과병·의원을 비롯해 근로자를 1명 이상 고용하는 전체 사업장에 해당되는 사안인 만큼 치협에서도 홈페이지를 통해 회원들에게 관련 사항을 안내하고 있다. 또한 추가적인 홍보 방안 등도 다각도로 고민하고 있다”며 “회원들이 관련 사항을 숙지해 임금명세서 미교부로 인해 과태료를 부과 받는 일이 없도록 적극적으로 대비하시길 바란다”고 당부했다.

임금명세서 교부 의무화에 대비하기 위해서는 먼저 개정된 근로기준법을 정확하게 파악해야 한다. 개정 근로기준법 제48조는 임금대장만 작성토록 했던 기존법에 추가로 ‘임금명세서(서면 또는 전자문서)’를 반드시 교부하도록 했다.

명세서를 교부하지 않으면 500만원 이하의 과태료가 부과되고 관련 증빙서류도 3년간 보관해야 한다. <참고 상단 근로기준법 제48조 개정 전·후>

임금명세서에는 임금 구성항목, 계산방법, 공제금액 등 대통령령으로 정한 사항을 반드시 표기해야만 한다. 동 시행규칙 제16조에 임금명세서 서식을 추가해 구체적인 적용방법을 제시한 만큼 참고해볼 만하다.  <참고 표1. 임금명세서 표기 항목> <참고 표2. 임금명세서 수당 계산 방법>

#근로자 1명 위반 기준 과태료 부과 ‘주의’
특히 임금명세서를 교부하지 않은 경우는 위반 횟수와 위반 정도에 따라 과태료가 다르게 부과되는 만큼 유의해야 한다.

임금명세서를 교부하지 않으면 1차 30만원, 2차 50만원, 3차 이상은 100만원이 부과된다.

임금명세서 기재사항 중 일부를 기재하지 않거나 사실과 다르게 기재해도 1차 20만원, 2차 30만원, 3차 이상은 50만원이 부과된다. <참고 표3. 과태료 부과 기준>

이때 과태료는 임금명세서를 교부하지 않은 달에 대해서 1건의 위반으로 판단하는 것이 아니라 교부대상이 되는 근로자 1명을 기준으로 하는 만큼 각별히 주의해야 한다.

병·의원 인사 노무 전문가들은 “현 상황에서 개원의들이 할 수 있는 가장 효율적인 방법은 기존에 치과병·의원의 노무를 지원하는 세무 또는 노무 대리인과 협의를 통해 11월 귀속분 임금명세서를 교부할 수 있도록 적극적으로 대비하는 것”이라고 밝혔다.

치과 병·의원은 매월 직원들에 대한 임금대장과 원천징수이행상황신고서를 작성해 국가에 신고하고 있는데 해당 업무를 대리하고 있는 세무·노무 대리인에게 임금대장과 임금명세서를 요청해 원장이 직원들에게 직접 배포하는 것이 가장 효율적이라는 설명이다.

물론 세무·노무 대리인의 도움 없이도 임금명세서를 작성해 교부 할 수는 있지만, 4대 보험 값이 바뀌는 등 계산상 복잡한 부분들이 존재하기 때문에 가급적 대리인을 쓰는 것이 그나마 개원가의 업무 부담을 줄이는 방법이다.

대리인을 통해 협의된 임금명세서를 원장이 전달받아 출력한 후 직원들에게 직접 전달할 경우 전달한 대상, 날짜, 시간을 정리한 리스트를 3년간 보관해야 한다. 출력 대신 이메일 또는 카카오톡으로 전달하는 것도 가능한데 이 경우도 메일로 발송하거나 카톡으로 전달한 기록을 3년간 보관해야 하는 것은 동일하다.

이 과정에서 유의할 점은 노무 대리인에게 따로 자문받은 경우, 노무 대리인이 작성한 임금명세서를 세무 대리인이 그대로 신고를 진행했는지 반드시 확인해야 한다는 것이다. 때로 노무 대리인이 작성한 급여내역과 세무 대리인이 신고한 급여내역이 일치하지 않아 문제가 발생하는 경우가 있기 때문이다.

세무나 노무 대리인을 쓰지 않고 직접 임금명세서를 교부하기로 했다면 ‘노무관리 프로그램’을 활용하는 방법도 있다.

#인사 노무 프로그램도 간단, 편리
현재 임금명세서 교부를 시작으로 2022년 1월 1일부터 연차대체금지, 대체 공휴일 법정 공휴일 적용 등 인사 노무제도의 급격한 변화를 앞두고, 변화된 법 제도에 대처하기 위해 다양한 프로그램들이 시중에 출시되고 있다. <표4. 대표적인 인사 노무 프로그램 기능 및 비용 비교>

병·의원 인사 노무 전문가들은 “각자 치과의 상황에 맞춘 프로그램을 활용해 임금명세서 교부를 비롯해 다양한 인사 노무 관련 이슈 및 업무에 적극적으로 활용하는 것을 고려해 보는 것도 나쁘지 않다”며 “최근 출시된 프로그램들은 대부분 보험청구프로그램처럼 간단한 방법으로 사용할 수 있어 편리하다”고 조언했다. 

한편, 프로그램을 통해 전자문서 형식의 임금명세서를 사용할 때는 최종 작성된 이후 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 읽기 전용 문서로 저장해야 한다.

또한, 사용자가 임금명세서를 사내 전산망에 입력하고 근로자가 이를 확인해 출력할 수 있게 설정하면 간편하게 명세서를 교부할 수 있다.