치협과 전국 시도지부 사무국 직원들이 한 자리에 모여 회원 및 정보 관리의 효율성을 높이기 위한 노하우를 공유했다.

‘치협 및 지부 사무국 직원 워크숍’이 지난 10월 27일과 28일 양일간 대전 유성호텔 그랜드볼룸에서 열렸다<사진>.

치협 총무국, 재무팀 직원과 각 지부 사무국장 및 사무직원 30여명이 참여한 이번 워크숍에서는 총무, 재무, 정보통신 업무 효율화 방안에 대한 토의가 진행됐다.

특히 지난 협회장 선거 당시 최신 회원 정보의 업데이트 문제가 논란이 됐던 만큼 이번 워크숍에서는 주소, 전화번호, 핸드폰 번호 등 회원신상을 치협 ‘KDA OFFICE’에 신속히 업데이트하는 안이 집중 논의됐다.

이와 관련 치협 총무국에서는 각 지부에서 핸드폰 번호 등을 일일이 입력하는 대신 엑셀파일 자체로 업로드 하는 기능이 현재 개발 중인 ‘KDA OFFICE’에 탑재돼 있음을 알리고, 향후 이와 같은 기능을 적극 활용해 줄 것을 당부했다.

이에 앞서 치협은 지난 7월에 열린 총무위원회 초도회의에서도 참석한 전국 시도지부 총무이사 등과 함께 ‘KDA OFFICE’프로그램의 효율적 운영을 통한 회원관리의 새로운 ‘방법론’을 숙의한 바 있다.

#전남지부, 회원관리 우수사례 ‘공유’

이어 재무업무 효율화 방안과 관련해서는 미납 회원, 회비 전송 등에 대한 각 지부의 시스템과 협회의 요청사항을 공유했으며, 정보통신 업무 효율화와 관련해서는 이날 특별 참석한 신준헌 이루고 대표가 ‘KDA OFFICE’의 효율적 사용 방법에 대해 포괄적으로 설명한 후 참석자들과의 질의응답을 통해 프로그램에 대한 이해도를 높였다.

아울러 회비 수납 업무 진작 차원에서 ‘인센티브 제도’를 도입해 달라는 요청에서부터 지부 사무국장과 치협 부서장 카톡방 신설, 치협 및 각 지부 사무국 직원 워크숍 정례화 등에 이르기까지 각 지부 사무국 차원의 다양한 협조 요청 사항도 수렴됐다.

특히 이날 워크숍에서는 오승석 전남지부 사무국장이 ▲회비 납부 유도 방법 ▲회원 정보 변경 등을 주제로 발제하는 시간을 가졌다.

전남지부는 회비 납부율이 2015년 88.2%, 2016년 95.9% 등으로 평소부터 회원 및 회원 정보 관리가 우수한 지부로 정평이 나 있는 만큼 이날 발표에도 지부 사무국 직원들의 관심이 집중됐다.

오승석 국장은 “미납회원은 공문, 문자, 유선 등을 통해 수시로 납부 요청을 하고 유선 연락 시 미납 사유와 미납 원인을 파악해 해결책을 모색한다”며 “반송 우편물이나 미수신 문자에 대해서는 직접 의료기관 연락 후 주소와 전화번호를 바꾸고, 회원 이전 시 변경 의료기관개설신고필증 수신 후 변경을 한다”고 설명했다.

한편 이번 워크숍 기간 중에는 ‘지부 사무국장 협의회’가 결성돼 향후 지부 사무국 간 소통과 상생의 분위기를 잇는 ‘마중물’역할을 할 전망이다.