행사 성패와도 연관 깊어…주최측 골머리
10월 이후 결혼시즌 겹쳐 예약 쉽지 않아

소규모 연구회·학회·중소업체는 더 불리
세미나 장소 선정이 연자섭외보다 더 어렵다?

최근 치과계 세미나가 가을철 ‘성수기’를 맞아 치열한 장소 선정열기로 후끈 달아오르고 있다.
문제는 마땅히 세미나를 개최할 장소가 넉넉지 않다는 점이다. 이르면 10월초에서 연말까지 특히 세미나가 활발한 시기에 150∼200명 이상인 대형 강의를 개최할 경우 적절한 장소가 없다는 것은 주최측으로서는 상당한 고민거리가 아닐 수 없다.
얼마 전 모 업체 마케팅 담당자 K씨는 몇 달 전부터 야심찬 목표를 가지고 기획해 온 레진 세미나를 위해 개최에 적합한 장소를 물색하다 새로운 고민에 빠졌다.
세미나의 개최시기는 10월 중순 정도로 잠정 확정돼 있지만 이미 기존 학회와 업체 등이 치과대학 강당 등 주요 세미나 장소들을 선점한 상황이었고, 설상가상으로 결혼시즌과 겹쳐 복합 컨벤션 센터 등을 예약하는 것은 ‘하늘의 별따기’.

더구나 호텔 등은 기본비용만 300만 원대 이상으로 주최 측에서 가지는 경제적인 부담도 만만치 않은 상태라 처음부터 고려 대상이 아닌 상황이었다.
이미 연자들을 확정해 놓고 마케팅 등 행사 광고에 주력해야할 시점에서 의외의 복병을 만난 K씨는 주위에 수소문 끝에 모 대학 언어교육원을 빌려 행사를 성공적으로 마칠 수 있었다.
특히 같은 건물 로비를 사용해 기자재 전시와 식사 장소 등을 한꺼번에 해결해 이석이조의 효과를 낳았다.

K씨는 “세미나 장소를 어디로 선정할 것인가하는 문제는 심지어 세미나 자체의 성패와도 관련이 있다는 생각에서 접근했다”며 “이렇게 찾아보면 대여 가격도 싸고 교통도 비교적 편리한 알짜 행사장들이 의외로 많다는 것을 알았다”고 밝혔다.
이처럼 치과계 세미나 행사장의 경우 기자재 전시 등도 병행하는 관례를 고려하면 장소 선정이 쉽지 않은 것이 사실이다.

또 식사 제공 등 편의적인 문제도 신경써야하는 것도 만만치 않은 작업이다.
반면 같은 날, 같은 시각에 열린 모 세미나의 경우 시간에 쫓겨 적절한 장소선정에 실패해 상대적으로 저평가 받은 경우다.
위 업체와 같이 대학 내 건물을 빌렸지만 세미나 전문시설이 아닌 만큼 강연장이 1, 2층 두 강의실로 나눴으며 기자재 전시의 경우 계단을 중심으로 위아래로 설치하는 등 불편함이 있었으며 시설도 타 장소에 비해 상대적으로 노후해 최적화된 장소 선정은 아니었다는 것이 주위의 분석이다.
아울러 교통도 장소자체가 기존 치과계에는 잘 알려지지 않은 곳이었던 점도 불리한 요인으로 작용했다.

주최측의 한 관계자도 “장소 선정을 위해 여러 가능성을 타진했으나 이미 2∼3달 전부터 주요 호텔이나 컨벤션 센터는 예약이 불가능했다”며 세미나 장소선정이 쉽지 않았음을 시사했다.
일단 건물 내 자체 강당과 연수 시설을 가지고 있는 일부 업체들이나 각 대학 동문회나 평생교육위원회의 경우 ‘축복받은 사례’라는 것이 세미나 주최 관계자들의 한결같은 전언이다.
같은 장소를 이용하더라도 입주사라는 장점으로 할인 혜택을 받을 수 있고 세미나 준비에만 전념할 수 있기 때문이다.
실제로 이 같은 문제는 사실 정기적으로 세미나를 개최해온 학회, 업체 등보다는 간헐적인 이벤트 및 학술대회를 계획하고 있는 중·소규모 연구회 및 학회나 일부 중소업체 등에서 보다 빈번한 문제다.

이들은 전문적인 세미나 개최 노하우가 부족하고 자금사정 등이 넉넉하지 않은 경우가 많아 장소선정에 곤란을 겪는 경우가 발생하는 것이다.
특히 이 같은 문제는 주최측이 훌륭한 연자를 초청, 의욕적으로 추진한 세미나가 한순간에 빛을 잃을 위험을 내포하고 있어 그 중요성이 점차 높아지고 있는 실정이다.
갈수록 과열되고 있는 치과계 세미나가 이제는 연자 섭외 뿐 아니라 장소 선택까지 복합적으로 고려해야하는 상황이 됐다.
윤선영 기자 young@kda.or.kr