PHOTOSHOP 프로그램으로 유명한 Adobe사에서 만든 Acrobat(아크로바트) 라는 프로그램이 있다. 이 프로그램에서 다루는 파일 포맷을 PDF(Portable Document Format)라고 한다. 어떤 프로그램으로 작성하였든 일정한 포맷으로 어떤 상황 하에서도 볼 수 있게 표준화한 파일 포맷이라고 할 수 있다. 즉, 한글97에서 문서를 작성하였건 엑셀에서 문서를 작성하였건 포토샵에서 그림작업을 하였건 일단 출력을 Acrobat으로 하면 Acrobat Reader로 모두 읽어볼 수 있다. Acrobat을 설치하고 난 다음 문서작성 후 인쇄를 눌러 프린터에서 Acrobat Distill-er(Acrobat PDF Writer)를 선택하고 인쇄를 하면 현재 작성한 문서가 PDF 파일로 변환된다. 형식이나 내용 사진 그림 칼라 등이 거의 동일한 형태로 변환되어 파일로 저장되기 때문에 어떤 환경 어떤 조건 하에서도 동일한 형태로 문서를 볼 수 있다. 또 약간의 문서의 수정도 가능하다. 인터넷에 올리는 경우도 거의 아무런 제약 없이 사용할 수 있다. Acrobat Distiller는 Acrobat PDF Writer 보다 더 세밀한 상태로 인쇄를 하기 때문에 보다 정교한 문서로 출력하기 위해서는 Acrobat Distiller를 이용하여 출력하는 것이 좋다. 회무처리시 작성한 문서 등을 PDF로 출력한 후 차례대로 보관하면 많은 문서의 부피도 줄일 수 있고 체계적으로 문서를 찾아보기도 쉽다. 한글과 컴퓨터사에서 ‘한글97 + Acrobat 4.0 + 한글 워디안’을 10만원 이하로 판매하고 있다. 이것을 구입하여 컴퓨터에 설치하면 회무처리에 아무런 문제가 없을 것으로 본다.