치협이 빈틈없는 회원 신상정보 관리를 위해 ‘회원 신상정보 갱신을 위한 특별신고제도(이하 특별신고제)’를 실시한다.

치협 총무위원회는 4일 열린 2017회계년도 2차 임시이사회에서 지난 30대 협회장 선거 당시 회원정보 관리상에서 문제점이 드러났던 회원 신상정보 관리 시스템을 정비, 보강하고 전국 지부 및 분회와 더불어 특별신고제를 운영하는 안을 보고하고, 이사회의 인준을 받았다.

이는 향후 회원 직접선거와 관련된 회원 인적사항 관리를 비롯해 전문의제 실시 등 전 회원 신상정보를 파악하는 데 있어 정확성과 효율성을 제고하고, 관리 누수 등의 문제를 미연에 방지하기 위한 대책의 일환이다. 비유하자면 치협 전 회원을 대상으로 한 ‘인구주택총조사(인구센서스)’에 해당된다고 보면 된다.

조영식 총무이사는 임시이사회에서 “당초 전문의제 등과 관련, 일반적인 회원관리 상에서 잦은 회원정보 변경 등의 문제가 발생해 회원관리가 불확실해지는 측면이 있어 2018년 사업계획으로 설정하고 있었다”면서 “앞으로 진행될 협회장 선거에 대비하고 향후 회무의 효율성을 높이기 위해 회원의 신상정보를 대대적으로 확인하는 작업을 신속히 실시하고자 한다”고 배경을 설명했다. 신고제도의 운영은 총무위원회, 재무위원회, 정보통신위원회가 공동주관해 실시하기로 결정했다.

이에 따라 치협은 향후 회원 신상정보 갱신을 위한 특별 신고기간을 지정해 공지하고, 각 지부 및 분회의 협조를 요청해 회원 신상정보를 확인, 필요한 경우 회원을 직접 방문해 개인정보 활용에 대한 동의를 받아 회원정보를 보강하는 방식으로 진행한다는 방침이다.

조영식 총무이사는 “최근에 확인해본 결과 회원의 주소나 전화번호가 여전히 부정확한 경우가 많아 회무를 집행하는 과정에서 효율성이 저하되기도 했다”면서 “치협의 풀뿌리 단위인 지부나 분회에서 정확하게 파악된 자료가 치협에 공유되지 않으면 중앙회가 정확한 회무를 진행할 수 없다”고 지부 및 분회의 협조를 요청했다.

# KDA Office로 회무효율성↑

현재 치협은 회원 회무관리 프로그램인 KDA Office를 운영하면서 회원관리의 효율성을 도모하고 있다. KDA Office는 회원의 면허번호부터 근무처, 자택 정보, 연락처 등의 기본정보를 지속적으로 업데이트함으로써 협회 회무의 전반에 활용되는 프로그램인데, 지부 및 분회의 유기적인 협조가 핵심이다.

치협은 지난해 10월 대전에서 전국 지부 사무국 직원 워크숍을 개최하고, KDA Office에 대한 전반적인 소개와 더불어 중앙회와 지부, 분회의 회원관리 시스템 공유를 위해 협조를 요청한 바 있다. 

하지만 치협은 KDA Office에 회원의 최신현황 반영이 미진하다고 판단, 최근 전국 지부 및 분회에 공문을 발송하고 최신 회원정보의 공유를 요청했다. 지부 사무국은 KDA Office를 통해 최신 현황을 반영하고, 어려울 경우 엑셀파일 형태로 치협 총무국(secretary@kda.or.kr)으로 발송하면 된다.