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비대면 시대의 비대면 리더십

시론

B.C.(Before Corona)와 A.C.(After Corona)로 세상이 구분될 수 있을 만큼 세계는 변화하고 있다. 2021년 우리 사회는 사회적 거리두기, 정부의 5인 이상 사적모임 금지 조치 등을 지속하고 있으며, 이 여파로 줌(zoom) 등을 활용한 비대면 화상 회의는 일상에 자연스럽게 녹아 들어 있다. 치과계도 코로나 뉴노멀 라이프로부터 자유롭지 않다. 치과계 회의나 학회 진행은 2020년 상반기 이후 거의 비대면 형식으로 진행되고 있다. 우리가 마스크를 벗고 일상으로 돌아가더라도 화상회의는 앞으로도 업무 효율을 높이기 위해 일정부분 유지될 것으로 예상된다.

 

따라서 조직의 리더는 비대면 회의에 민첩한 대응이 필요하다. 리더는 지금까지 해보지 않았고 할 필요도 없던 비대면 리더십을 발휘해야 한다. 많은 리더들이 전통적인 방식으로 비대면 회의를 주최하려 하지만 하향식 통제는 비대면 방식에서는 효과가 떨어진다. 안타깝게도 비대면 회의 참여자들은 하향식 통제 방식으로 진행되는 회의에서는 생각과 정신을 집중하지 못하는 경향이 있다.

 

이들은 전자 기술로 서로 연결되어 있지만, 직접적 접촉이 없는 상태이기 때문에 정신은 회의가 아닌 일상, 또는 업무의 다른 곳으로 흘러가기 쉽다. 리더는 참여자들이 비대면 회의에 계속 집중하도록 하기 위해 이들에게 호기심을 불러일으키고 영감을 주어야 한다. 호기심이 생기면 두뇌의 무의식적이고 감정적인 부분이 활성화되고 답변을 찾기 위해 더 집중하기 때문이다.

 

비대면 리더쉽을 위해서는 비대면 회의의 독특한 문제점 파악도 필요하다. 참여자들은 회의 때 조용히 숨어 있기 쉽다. 대면 회의에서는 누가 조용히 하고 회의에 참여하지 않는지를 알 수 있다. 반면, 비대면 회의에서는 핵심 그룹이 오랫동안 주제에 대해 열중하고 토론하고 있을 때, 회의에 참여하지 않는 사람들의 존재는 완전히 잊혀질 수 있다. 회의에 참여 정도는 자동으로 모니터링 되는 게 아니기 때문에 리더는 회의 중간 중간에 참여 상황을 모니터링 하는 것이 중요하다. 참가자의 리스트를 옆에 두고 누군가가 발언할 때마다 그 이름을 체크하며 모니터링 하는 방법도 도움이 된다. 회의에서 숨으려고 하는 참여자를 감지한다면 그 사람을 부드럽게 다시 끌어들일 수 있어야 하겠고, 고른 참여를 유도해야 한다.


비대면 회의에서는 다른 장소나 시간대에 있는 사람들이 동시에 통신할 수 있는 전자 기술 지원을 체크해야 한다. 세계 어디서든 사용가능한 프로그램, 즉 안정적인 프로그램을 사용하는 것이 설치 및 실행에서 오류가 발생할 확률을 줄일 수 있다. 비대면 회의에서는 신체 언어 모두가 정확하게 전달되지 않는 조건에서 목소리에 의존하게 된다. 리더는 자신이 선택한 통신기술이 무엇이든 비대면 회의에서 오디오의 품질을 최대한 좋게 해야 할 의무가 있다. 오디오 외에도 채팅창, 공유화면과 비디오, 스마트 화이트보드, 공동 작성 도구 등이 필요하고, 비대면 리더는 모든 참가자가 전자 기술에 동일한 품질로 접근할 수 있게끔 해야 한다.

 

그러나 기술 자체는 단지 조력자일 뿐이라는 사실을 상기시키는 것이 중요하다. 기술만 가지고서는 비대면 회의를 성공시킬 수 없다. 비대면 회의의 새로운 기술에 대한 교육 제공과 함께 비대면에서 효과적으로 사람들간 협력하는 방법에 대한 안내가 있어야 한다. 사실 언제 어디서나 사람들과 소통하거나 협업하기는 결코 쉽지 않다. 리더는 인간의 ‘마음’ 잘 이해하고, 최대한 중립적인 자세로 참여하는 모든 사람들에게 신뢰를 받을 수 있도록 노력해야 한다. 그렇지 않으면 훌륭한 아이디어는 나오지 못하거나 흘러나오다 멈출 수 있다.

 

비대면 회의에서의 갈등 해결도 중요하다. 대면 회의에서는 갈등을 알아챌 수 있는 단서가 눈에 보인다. 누군가 작게 한숨을 쉰다거나, 표정이 어두워지거나, 다리를 떤다거나 하는 모습을 본 적이 있다. 공간적으로 한 회의실에 함께 있으면, 갈등의 조짐을 보이는 사람들을 알 수 있고 문제의 원인이 무엇인지 깨달을 수 있다. 반면, 비대면 회의에서는 갈등의 단서를 발견하기가 훨씬 어렵다. 화상 회의에서는 눈에 보이는 단서가 분명하지 않거나, 한 사람이 그런 단서를 찾았다고 하더라도 다른 사람들은 그 단서의 의미를 알지 못하기 때문이다.

 

갈등이 통제 불능으로 악화되기 전에 신속하게 처리하려면, 갈등의 징후를 잘 알아차려야 한다. 리더가 갈등을 다룰 때, 회의시 기본 예의와 규칙을 지키게 하고, 회의 밖에서도 문제를 제기할 수 있게 하고, 사람들이 문제를 투명하게 논의하고 정리할 수 있는 온라인, 오프라인 토론 공간을 가지게 하는 것이 바람직하다. 근본적으로 갈등을 줄이는 방법은 서로를 이해하고 신뢰하는 조직을 구축하는 것이다.


참여자들이 기계가 아니라 인간이라는 점이 중요하다. 이 사실은 종종 간과되지만 현실적으로 성공적인 비대면 회의를 이끌 때 중요한 면이다. 회의 참여자들이 쉬지 않고 화면만 쳐다보게 하거나 몇 시간 동안 이어지는 회의를 주최하는 것은 바람직하지 않다. 비대면 회의 중간에 화면을 끄고 음소거를 한 뒤, 화장실에 갔다 오거나 커피를 마신 사람이 나 말고 더 있으리라 확신한다. 따라서, 적절한 쉬는 시간을 가져야 한다. 한국의 시간대에서는 회의가 식사시간과 겹치지 않을 수 있지만, 다른 나라의 사람들에게는 겹칠 수도 있다.

 

보통 사람들은 배가 고프거나 목이 마르지 않고, 화장실에 가고자 하는 욕구가 해결된 상태에서 회의에 더 집중할 수 있다. 1시간 이상 회의를 진행하는 것은 지양하며, 쉬는 시간이 없으면 90분을 넘기지 않는 것이 좋다. 짧게 회의를 하고, 1-2일 이내로 회의 중에 나온 후속조치 사항을 공유하면서 더 필요한 사항을 체크하는 방식으로 회의를 설계하는 것도 조직의 효율성을 높이는데 도움이 된다.

 

마지막으로 리더는 비대면 회의가 성공하기 위해서는 관계와 연결성 구축이 중요함을 잊지 말자. 회의에는 가능하다면 주제와 관련된 모든 사람이 참여하고, 각자 해야 할 일을 맡게 해야 한다. 사람들은 소속감, 신뢰감, 그리고 친밀감을 가지고 동료들과 함께 모여 회의하기를 원할 것이다. 이러한 사람의 마음은 비대면 회의에서도 적용된다.

 

리더는 사람들이 인간적인 교류가 가능한 회의를 설계해야 하고, 사람들이 서로를 알아갈 수 있도록 도와주는 요소들을 배치하는 것이 좋겠다. 리더는 회의 참여자들이 창의성을 발휘할 수 있도록 발언을 장려하고, 목표와 비전을 향한 합의된 프로세스를 활용하여 참여자들을 이끌 수 있어야 한다. 지루한 회의에서 효율적이면서도 생동감 넘치는 회의로 이끄는 것이 비대면 회의시 비대면 리더십이다.

  

 

※ 이 글은 본지 편집방향과 다를 수 있습니다.