제41차 아시아·태평양치과의사연맹 총회(Asia-Pacific Dental Congress·이하 APDC2019), 제54차 대한치과의사협회 종합학술대회(이하 KDA 종합학술대회), 제16차 서울국제치과기자재전시회(이하 SIDEX2019)가 20일 앞으로 다가온 가운데 APDC2019 조직위원회(대회장·조직위원장 김철수·이하 조직위)가 성공적인 대회 운영을 위한 막판 스퍼트 총력전에 돌입했다.

조직위는 지난 9일 김철수 협회장을 비롯한 조직위 위원들이 참석한 가운데 전체회의를 갖고 대회 운영에 따른 세부 운영방안을 조정하고 점검했다. 이날 전체회의에서는 대회 시작 20일을 남겨 놓고 있는 가운데 하드웨어 및 소프트웨어적인 부분은 이미 완성단계에 와 있다고 판단하고, 참가자들의 편의를 최대한 제공하기 위한 다각도 방안을 찾는데 골몰했다.

# 3차 사전등록 정보 “지속 홍보 주력”

이날 회의에서는 전체 사전 등록자 수가 9000여명을 넘어 1만여명 도달 초읽기에 들어간 부분에 대한 보고와 함께 APDC 관련 정보를 사전에 인지하지 못해 사전등록을 못하는 회원들이 발생하지 않도록 각종 언론매체와 SNS, 문자 메시지 등 다양한 루트를 통해 정보를 지속적으로 제공키로 의견을 모았다. 특히, APDC2019 참가자가 대회장인 코엑스를 방문했다는 가정 하에 사전등록 직후 전시장, 학술대회장, 경품 배부처 등 찾게 될 다양한 예상동선을 ‘가상 시뮬레이션’을 통해 단계별로 나누고 일일이 파악하는 한편 발생될 수 있는 문제점을 보완하는 작업을 반복적으로 진행했다.

# 도우미·운영요원 최대 배치 계획 공유

아울러 APDC2019 메인이벤트가 집중돼 있는 5월 10일(금)부터 12일(일)까지는 KDA 종합학술대회와 SIDEX2019가 동시에 펼쳐질 예정이다. 조직위에서는 참가자 수가 급증해 자칫 행사장 혼잡이 우려되는 만큼, 방문객들이 APDC2019 대회의 궁금증을 바로 해결 할 수 있도록 도우미 및 운영요원을 대회장 적재적소에 배치하는 계획을 수립했으며, 최대 참가자 인원수를 고려해 충분한 식음료를 마련키로 결정했다. 참고로, 대회 마지막 날인 5월 12일(일)은 부처님 오신 날로, 당일 코엑스 주변 사찰 이용객까지 더해 져, 대회장의 극심한 혼잡이 우려되는 만큼, 대회장을 찾는 참가자들이 대중교통을 이용해 줄 것을 조직위 차원에서 당부키로 했다. 

김철수 협회장(대회장·조직위원장)은 “APDC2019가 현재 한 달도 남지 않는 상태로, 각 분과위 별 운영계획이 거의 확정됐다고 판단된다”면서 “앞으로 남은 한 달 동안 막판 세부점검 사항을 확실히 챙겨야 할 시간이 왔다. 미비점을 지속적으로 보완하면서 성공적인 대회를 만들겠다는 각오를 다져야 한다”고 당부했다.